| El
resurgimiento del Activity Based Costing
En el contexto actual las empresas comienzan a interesarse nuevamente
en sus costos. Algunos factores macroeconómicos contribuyen
a ello. Por un lado, el crecimiento de la producción local
de bienes y servicios favorecido por la mejora en los términos
de intercambio con el resto del mundo. Hoy se observa una mayor
actividad económica orientada a la transformación
de recursos en productos en comparación a lo que sucedía
algunos años atrás.
Otro factor relevante es la aceleración de la inflación
y los continuos cambios en los precios relativos. Consecuentemente
las empresas necesitan conocer con mucha mayor precisión
y velocidad cómo impactan los cambios de precios de sus insumos
sobre el valor de sus productos.
El interés en los costos ha llevado a un resurgimiento
de la metodología denominada Activity Based Costing o Activity
Based Management (ABC/M) impulsada por Robert S. Kaplan de la Harvard
Business School y por el Consortium of Advanced Management International,
organización que promueve el desarrollo y estandarízación
de las prácticas de cost management. Esta metodología
es generalmente considerada como la forma más moderna y precisa
de asignar costos, en particular en lo que se refiere a los llamados
costos indirectos. Es decir, aquéllos que no tienen una relación
evidente con el bien o servicio final que produce la empresa (como,
por ejemplo, el costo de las áreas de soporte como administración
y finanzas, sistemas o recursos humanos). A nivel global se observa
que los costos indirectos son cada vez más pesados en términos
relativos debido al incremento de la complejidad y la automatización
en las empresas.
Una de las ventajas de ABC/M es que se trata de una metodología
bastante simple y clara. No hace falta estudiar ingeniería
o tener una especialización en costos para comprenderla.
ABC/M apunta a hacer un mapeo preciso de los costos desde su origen
hasta su destino, haciendo uso del concepto de Actividad. Las Actividades
son las grandes tareas que se realizan dentro de una organización.
Están estrechamente relacionadas con otro término
muy difundido que es el de Proceso. Un Proceso puede ser definido
como un flujo de Actividades que es ejecutado con un objetivo determinado.
Por ejemplo, en forma simplificada el Proceso de Venta puede descomponerse
en las siguientes grandes Actividades: Investigar el Mercado, Tomar
Pedidos, Procesar Pedidos, Producir, Entregar, Facturar y Cobrar.
ABC/M utiliza el concepto de Actividad para hacer una distribución
de costos en dos instancias. La primera instancia va de los Recursos
a las Actividades. Toda Actividad implica el consumo de Recursos
(mano de obra, insumos, energía, etc.) Los Recursos pueden
ser asimilados a las cuentas contables de gastos. Por lo general,
la contabilidad de una empresa nos permite identificar los Recursos
consumidos mediante la apertura de sus cuentas de pérdidas,
y el sector que los consumió a través de la apertura
de sus centros de costos. Esta información suele ser suficiente
como punto de partida. En la primera instancia de ABC/M se define
la asignación de los Recursos a las Actividades y los Drivers
de Recursos que son las bases de distribución que permiten
cuantificar dicha asignación.
Una vez que los “baldes” de las Actividades se han
llenado con sus costos, la segunda instancia va de las Actividades
a los Objetos de Costo. Un Objeto de Costo puede ser entendido como
cualquier entidad cuyo costo se desea conocer y medir. El Objeto
de Costo puede ser un producto (bien o servicio), un cliente, un
canal de distribución, etc. Todo Objeto de Costo demanda
la realización de Actividades. Retomando el ejemplo comentado
más arriba, un Producto o Cliente requiere Tomar Pedidos,
Producir, Entregar, Facturar y Cobrar. En la segunda instancia de
ABC/M se define la asignación de las Actividades a los Objetos
de Costo definidos y los Drivers de Actividades que permiten cuantificar
dicha asignación. En general, los Drivers de Actividades
suelen ser sus indicadores de output. Por ejemplo, la Actividad
Facturar tiene un output que es la cantidad de facturas emitidas.
Se sabe cuántas facturas se emitieron para un determinado
Producto o Cliente. En consecuencia, tomando el porcentaje sobre
el total, podemos determinar qué proporción del “balde”
Facturar fluye hacia cada Producto o Cliente. Es interesante observar
que un mismo modelo de ABC/M puede servir para calcular los costos
de diferentes Objetos de Costo, como pueden ser los Productos o
Clientes.
Los modelos de ABC/M son hoy una realidad gracias a las herramientas
informáticas que permiten soportarlos. Los productos de software
son necesarios tanto para el cálculo del modelo como para
su alimentación. Por un lado, los cálculos son complejos,
ya que aun en un modelo simple puede haber múltiples Drivers
o bases de distribución. Por otro lado, la alimentación
del modelo desde la contabilidad y otros sistemas fuente requiere
un proceso automático. En caso contrario, el trabajo manual
de alimentar y calcular el modelo puede ser muy engorroso y transformarse
en un serio obstáculo para su utilización. La buena
noticia es que hoy en día existen en el mercado productos
de software de ABC/M que están al alcance de cualquier empresa.
Un proyecto de ABC/M puede descomponerse, a grandes rasgos, en
las siguientes etapas: 1) Diseño del Modelo, en la que se
define el modelo en forma conceptual. En ella se identifican los
Recursos, Actividades, Objetos de Costo, Asignaciones, Drivers,
etc. 2) Construcción del Modelo, en la que se construye el
modelo en la herramienta informática seleccionada y los procesos
de alimentación desde los sistemas fuente. 3) Utilización
del Modelo, en la que se generan y ajustan los reportes e indicadores
de acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Los modelos de ABC/M tienen múltiples usos potenciales y
beneficios. Permiten por ejemplo:
- Analizar el costo de un producto, servicio, cliente, etc. con
el fin de tomar decisiones de reducción de costos o de
pricing.
- Conocer el costo de las actividades para identificar oportunidades
de mejora y tomar decisiones respecto de hacer internamente o
tercerizar.
- Hacer simulaciones para analizar qué pasaría
si aumentase el costo de un insumo, y cómo impactaría
sobre el costo de una Actividad, Producto o Cliente.
- Recorrer el flujo de costos en forma inversa desde los Objetos
de Costo hacia los Recursos con fines de presupuestación.
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